Quan s'elabori la memòria, cal tenir també en compte que probablement la informació que inclou es podrà utilitzar en diversos suports o mitjans. En aquest sentit, us proposem que feu una visita il·lustrativa al web que comentem a continuació:
En el web Lenguaje administrativo claro, un blog impulsat per l'Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP), podeu trobar la següent entrada elaborada per l'especialista Begoña Ayerdi: “La importancia del contexto comunicativo. Un mismo contenido en papel, en una página web y en una infografía”.
En aquesta entrada del blog s'explica com la diversitat de recursos amb què es compta per oferir continguts permet elaborar-los de forma cada vegada més atractiva, i s'explica com es pot presentar un mateix contingut de fons en tres formats diferents: el paper, un lloc web i una infografia.
Les tres versions tenen uns aspectes en comú (textos breus, atractius, comprensibles i ben organitzats), però també diferències importants pel que respecta a:
En aquest document es pot trobar un exemple ben reeixit que compara les característiques d'una mateixa informació quan s'ha de difondre en tres versions diferents (la tradicional en paper, el web i una infografia), situació que potser també hem de considerar en l'elaboració de la memòria de gestió.
Per tant, tal com veiem, la darrera etapa del procés de confecció de la memòria de gestió és la difusió del document final.
Cal tenir en compte que, tot i que es parli de la darrera etapa del procés, s’ha de preveure com es farà la difusió de la memòria en el moment de la preparació, tenint en compte la destinació i la utilitat prevista, ja que en alguns casos aquestes consideracions condicionaran el format, el suport i les formes de difusió.
Les formes més habituals de difusió de la memòria són l’edició en paper i l’edició electrònica.
En el cas d’optar per l’edició en suport paper, s’haurà de preveure quantes còpies es necessitaran i quin serà el mitjà de distribució. Normalment les còpies en paper s’utilitzen per lliurar-les en mà a les persones interessades que assisteixen a reunions o sessions informatives. També és freqüent que es dipositin en punts d’atenció a la ciutadania perquè les persones usuàries les puguin agafar.
No obstant això, actualment és més adequat optar per una distribució en suport electrònic, tant per qüestions d’economia (només es fan les còpies en paper estrictament necessàries) com de difusió, ja que un arxiu electrònic es pot distribuir des del web municipal, per correu electrònic o a través de xarxes socials amb un cost molt inferior.
Per altra banda, les edicions electròniques faciliten la utilització de diferents arxius complementaris que la persona usuària pot triar segons les seves necessitats i l’actualització de versions en cas que calgui fer correccions o canvis en la informació.
En funció dels objectius pels quals s'hagi elaborat la memòria de gestió i dels públics als quals s’adreci, altres aspectes que s'han de tenir en compte són: