Com s’ha apuntat repetidament al llarg d’aquest manual i tindrem oportunitat de recordar encara més endavant, una de les claus principals de la qualitat de les bones memòries de gestió és que proporcionin informació rellevant, significativa, per als públics als quals van adreçades.
Tot i que faci referència a l’àmbit de l’empresa privada, us proposem la lectura següent per il·lustrar aquesta afirmació.
En un article per al diari El País de l’any 2013 titulat “Menos información. Más transparencia”, la periodista Carmen Sánchez-Silva il·lustrava les dificultats que tenen les grans empreses per encertar la informació que han de proporcionar al mercat i contraposava quantitat i qualitat de la informació.
En primer lloc, contraposa la paradoxa coneguda que l'excés d'informació esdevé un sinònim de desinformació i el fet que en la informació que han de presentar les empreses davant de la Comissió Nacional del Mercat de Valors (CNMV) sovint manquen qüestions importants per a les persones inversores.
A partir d'això, recull diferents opinions en el sentit que la informació financera ha de ser capaç d'orientar sobre el futur de les empreses i explica com l'International Integrated Reporting Committee (IIRC) ha elaborat un model d'informe integrat per donar resposta a aquesta necessitat.
Diverses empreses de l'Ibex 35 estan col·laborant per unificar i aclarir la informació financera i de govern corporatiu que presenten als mercats en la línia d'aquest informe integrat, tot i les reticències que poden existir perquè les empreses expliquin en públic les seves estratègies. Com indica un representant del BBVA, «es tracta de buscar eficiència entre el superàvit d'informació. S'ha de fer més comprensible, reduir-la i ajustar-la a allò més rellevant».
Amb tot, els problemes de concisió i de connexió de la informació de les empreses no són els més importants: les carències més grans es troben en les poques explicacions que s'ofereixen sobre determinats aspectes de la gestió.
Podeu llegir l'article complet en suport digital.
Amb aquesta lectura heu vist, com es diu al començament, que «massa informació es converteix en sinònim de desinformació», tot i que en un context d'exigència de transparència sembla que les institucions estiguin obligades a oferir al públic tota la informació relativa a la gestió de què disposen. La realitat, però, és que la transparència no té a veure amb la quantitat d’informació, sinó amb el fet que aquesta informació sigui l'adequada per tal que les persones interessades en la gestió puguin formar-se una opinió cabal sobre la institució que informa.
La qualitat de les memòries de gestió es mesura, seguint aquest raonament, no tant per oferir una informació exhaustiva i completa sobre la gestió de què es tracti, sinó per posar a l'abast de les persones destinatàries els elements necessaris perquè puguin desenvolupar el seu rol amb relació a l'Administració.
La lectura que us hem proposat fa referència a la informació de gestió que les empreses que cotitzen en borsa han de presentar davant de la Comissió Nacional del Mercat de Valors (CNMV) per tal que qui tingui interès a invertir pugui comprendre el seu funcionament i decidir si vol destinar-hi el seu capital.
Creieu que aquesta situació té un paral·lelisme en el cas de l'Administració pública?
Penseu que les memòries i els informes de gestió que habitualment fan públiques les administracions contenen informació rellevant per tal que parts interessades prenguin decisions pel que fa a la seva relació amb les administracions?
Si en el vostre àmbit de treball es fan memòries de gestió, dediqueu un instant a pensar en els públics destinataris i reflexioneu sobre si el seu contingut és el més adequat o pateixen també la paradoxa «molta transparència, poca informació».
Les memòries de gestió normalment inclouen tots o una part dels continguts següents:
Aquests continguts dependran de la finalitat de la memòria i del punt de vista dels públics als quals s'adreça.
Massa sovint l'obtenció i la preparació de la informació necessària per a l'elaboració de la memòria de gestió ens ocupa en el moment en què se n'ha de començar la redacció. Aquesta situació acostuma a comportar un alt cost, ja que les dades no sempre estan disponibles amb les característiques que es necessiten per a la memòria.
És desitjable, en la mesura que sigui possible, tenir en compte els consells següents:
A l'hora de redactar els continguts de la memòria, el criteri bàsic és no improvisar i pensar abans d'escriure. Cal ajustar-se en tot moment a l'abast que s'ha determinat prèviament i evitar (com s'ha vist en l'article que hem proposat llegir) una saturació de dades i d’informació que pot comportar que es difuminin els continguts clau i perdin visibilitat.
En tot moment és necessari tenir present el públic al qual ens adrecem i prioritzar dues qüestions:
Algunes recomanacions per a la redacció dels continguts de la memòria de gestió que poden ajudar a millorar la seva efectivitat són:
L'estructura de cada memòria de gestió dependrà de la matèria de què tracti, de la seva finalitat i del públic al qual s’adreça. No obstant això, com a pauta general, us proposem una estructura bàsica per confeccionar la memòria de gestió, que caldrà adaptar a cada cas concret. Aquesta estructura és la següent:
1) Taula de contingut: Es recomana incloure al començament de la memòria una taula de contingut que faciliti la localització de la informació i permeti a qui llegeix el document anar directament a les parts que més li poden interessar.
2) Presentació: Un breu text justificatiu de la memòria.
3) Resum executiu: El resum executiu és un text breu que condensa els aspectes essencials de la memòria.
4) Introducció: Indicacions breus de caràcter metodològic.
5) Informació de context: Tot allò que, tant des del vessant extern com des de l’intern, ajudi a situar i a contextualitzar la informació que es proporcionarà. Sense ser exhaustiu, en aquest bloc es pot incloure tot el que calgui saber sobre aspectes com:
6) Informació sobre les actuacions: És el contingut pròpiament dit de la memòria, que cal estructurar, al seu torn, en seccions numerades. Dins de cada secció és convenient seguir l’ordre “dades, anàlisi i aspectes de discussió”, és a dir, d’allò més objectiu a allò més opinable.
7) Conclusions: És probable que es vulgui incloure en la memòria un apartat de conclusions i de propostes. Si és així, cal distingir clarament les conclusions tècnicament fonamentades de les opinions. En tot cas, és aconsellable evitar els judicis de valor que no tinguin caràcter tècnic. Es recomana també incorporar propostes de futur (millores, temes de debat, etc.).
8) Annexos: Al final de la memòria caldrà afegir els annexos amb aquella informació complementària que no és convenient recollir en els apartats interiors, ja sigui perquè es tracta de temes secundaris, ja sigui perquè són instruments auxiliars. Pot tractar-se d’un índex, un glossari, una taula de referències o fonts d’informació, taules, diagrames i gràfics complementaris, etc. En un annex final cal recollir les dades de contacte de l’àmbit que ha elaborat la memòria perquè les persones destinatàries, si ho creuen convenient, puguin fer arribar consultes i suggeriments.
Sovint s’utilitzen els termes presentació, introducció i resum (executiu) com a sinònims per referir-nos a qualsevol part prèvia de la memòria (o d’un altre tipus de document de gestió).
No obstant això, en aquest manual fan referència a components diferenciats de la memòria:
Després d'haver vist quins haurien de ser els continguts bàsics d'una memòria de gestió, cal que dediqueu una estona, com va fer la cap de secció d'Acció Social, a fer un breu exercici:
Amb això podeu començar a treballar a fons en els continguts de la vostra memòria de gestió.
Per saber-ne més
Per a més informació, podeu consultar la memòria de gestió anual corresponent a l’any 2016 dels Serveis Socials de l’Ajuntament del Masnou, Observatori social del Masnou.
En aquest document es pot trobar un exemple d’alguns dels apartats de l’estructura bàsica d’una memòria, així com una mostra de com s’han tractat formalment els continguts: