Anteriorment s’ha pogut treballar sobre els continguts que pot tenir la memòria de gestió. Toca ara parlar de les formes, ja que una correcta utilització dels aspectes formals pot contribuir de forma decisiva a l’eficàcia de la memòria.
Comencem amb una petita lectura:
“Hacienda organiza una jornada dirigida a clarificar el lenguaje administrativo para mejorar la comunicación con el ciudadano”, 23/04/2015, Instituto Nacional de Administración Pública (INAP).
Aquest breu text és un exemple de com l'Administració (en aquest cas, la tributària) ha vist la importància que el llenguatge que utilitza per comunicar-se amb la ciutadania sigui més clar i comprensible. Si aquesta era una necessitat quan els ciutadans i les ciutadanes eren simplement administrats (és a dir, persones que havien de viure sota la capacitat regulatòria d'una Administració), ara que els poders públics s'han proposat també objectius de transparència i rendició de comptes ha esdevingut una obligació.
Considereu que la vostra Administració té també un repte de millora pel que respecta al llenguatge que utilitza en la seva relació amb els veïns?
Més concretament, penseu en la documentació tècnica i administrativa que es genera en el vostre àmbit de gestió i que en un moment o altre ha de ser utilitzada per la ciutadania. Creieu que superaria un test de comprensibilitat per a una persona que no pertany al vostre entorn de treball?
Com hem vist anteriorment, la memòria de gestió és un instrument bàsic per a (entre altres coses) la rendició de comptes a una diversitat de parts interessades que, molt freqüentment, no seran especialistes en l'entorn tècnic, jurídic i administratiu i no estaran acostumades a utilitzar el seu llenguatge.
Així, doncs, una premissa essencial perquè una memòria sigui eficaç i aconsegueixi els seus objectius és que sigui comprensible per les persones que l'han de llegir.
Veiem tot seguit els principis bàsics que recull el Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona (2016, pàg. 20-21) per redactar textos administratius amb eficàcia:
Seguint la línia d'aquests cinc principis i buscant l'ús d'un llenguatge precís, rigorós, coherent i concís, en redactar la memòria de gestió podem afegir també altres consells pràctics:
La memòria ha de ser dissenyada per conduir el lector a través de la informació d’una manera lògica i estructurada. No es tracta d’un document artístic, sinó tècnic. Els components formals han de facilitar en tot moment que el lector pugui trobar la informació interessant i que no es perdi en detalls secundaris.
Alguns aspectes bàsics sobre el disseny que s'han de tenir en compte en elaborar la memòria de gestió són:
Una vegada enllestida la redacció dels continguts de la memòria, és necessari realitzar un procés final de revisió i de correcció.
Hem de tenir present que la memòria de gestió serà sovint la targeta pública de presentació d'un àmbit de treball. S'ha d'evitar que la imatge que es trasllada es vegi condicionada de forma negativa per errades ortogràfiques, incoherències en el text, etc., que desvien l’atenció dels aspectes essencials i minen la credibilitat del discurs.
Per evitar tant com sigui possible aquestes situacions, és necessari fer una lectura final del document de la memòria per detectar qualsevol tipus d'error gramatical i ortogràfic. També s'ha de comprovar que no existeixin errades en la numeració de pàgines i apartats i en les taules de contingut.
Pel que fa al contingut pròpiament dit, una pràctica aconsellable és fer llegir un esborrany complet de la memòria a persones amb criteri suficient però que no hagin participat en l’elaboració.
Pot tractar-se d'altres membres de l'equip de treball o de companys d'altres àmbits de treball, que ens podran fer arribar els seus suggeriments per acabar d'arrodonir el text o fins i tot ens proposaran canvis o incorporacions per millorar-ne la comprensió.
Una vegada feta la correcció final i abans de procedir a l'edició i la difusió de la memòria, cal que l'equip redactor obtingui el vistiplau dels òrgans responsables de l'àmbit de què es tracti.
En alguns casos serà necessària l’aprovació formal d'un òrgan de govern (per exemple, quan s'ha de presentar una memòria justificativa d'una subvenció), mentre que en altres l'aprovació serà implícita a partir de la inclusió d'un text de presentació de qui tingui la responsabilitat: directiu, comandament, regidor delegat o la mateixa alcaldia presidència.
Sigui com sigui, aquest òrgan que ha de validar la memòria ha de disposar amb temps suficient d'un text complet i revisat, per tal de poder-lo revisar íntegrament i donar-hi la seva conformitat.