La segona fase de preparació, després que hagis establert l’objectiu i els continguts, consisteix a ordenar i seleccionar el material recollit.
Has de dotar amb una estructura consistent el material per tal d’aconseguir l’efecte que persegueixis en el temps de què disposes. L’esquema que proposa la retòrica clàssica serveix tant per a una intervenció àmplia com per a una de breu, independentment del contingut i de l’objectiu.
L’estructura de tota exposició ha d’estar dividida en les tres parts següents:
La introducció és un moment bàsic, important, breu (d’uns 3-5 minuts) i que se centra en l’estat emocional que vols aconseguir més que en la informació i els arguments. Els recursos que faràs servir per aconseguir els objectius poden variar segons la teva creativitat, gustos, costums, etc.
Per tal de connectar amb el grup, cal una bona introducció. Els objectius de la introducció són que el públic:
Els components de la introducció són:
El primer que has de fer quan comencis una presentació és saludar i, si és el cas, dóna les gràcies a qui t’ha convidat. Quan en un acte institucional convingui donar un reconeixement especial a membres de les institucions que et conviden o a alts càrrecs que reconeixes per sobre del teu càrrec, pots fer-ne esment explícit abans de dirigir-te a l’auditori en general.
“Representants de les entitats organitzadores, senyor comissari de l’exposició, senyores i senyors, bon dia.”
També és convenient agrair amb cortesia les institucions que t’han convidat, o que han fet possible l’acte, els representants de la ciutat que t’acull, etc.; o bé la gentilesa de les persones que han acudit a la convocatòria, segons les circumstàncies concretes.
“Vull agrair aquí, en primer lloc, que dues institucions tan representatives de la ciutat de Lleida acullin aquesta exposició sobre “Les propostes urbanístiques d’Ildefons Cerdà”. L’Institut d’Estudis llerdencs i el Col·legi d’Arquitectes són dos espais singulars i molt adequats per mostrar l’obra del català universal Ildefons Cerdà a les persones que viuen a Lleida i a les que visiten aquesta capital cultural i econòmica de les terres de ponent.”
“En primer lloc, us vull agrair que hàgiu acudit a la reunió, tot i la urgència de la convocatòria. Sé que sou persones responsables i que enteneu la vostra feina com un servei a la ciutadania. És un orgull per a la nostra institució comptar amb personal com vosaltres.”
Sempre que puguis, és millor que et presenti algú, així podrà quedar de relleu la teva capacitat per parlar del tema sense que el que diguis resulti pedant. Escolta atentament la presentació i agraeix la presentació a la persona que l’ha feta, amb algun adjectiu que demostri que prestaves atenció.
“Gràcies, Josep Maria, per aquesta presentació tan càlida”.
“Agraeixo a la Doctora Cabré la seva rigorosa presentació, que demostra que coneix bé els detalls del meu projecte”.
Ve a continuació de la salutació i si no aconsegueixes captar l’atenció, la resta no servirà per res. Espera que hi hagi silenci abans de començar.
El que diguis al principi ha de ser amè i ha de crear una situació d’expectativa: per exemple, explica un acudit, una història de la vida quotidiana o una anècdota passada; recorda el motiu de la trobada, planteja una pregunta o un desafiament, ensenya un objecte (el llibre que es critica, el premi que es donarà, el programa de l’acte, etc.).
Has d’aconseguir que el públic et sigui favorable: has de fer veure la teva capacitat per parlar del tema, sense ser pedant. Tingues en compte, però, que un excés de modèstia en la introducció pot ser negatiu.
Sol ser útil, per aconseguir una bona actitud del públic, que concretis l’objectiu de la xerrada. També és el moment de guanyar-se el grup (agraeix les seves intervencions, introdueix les persones, etc.)
Per tal que el públic pugui seguir bé l’exposició, és important que els informis del que sentiran a continuació i que vegin quina estructura té el discurs i de quines parts constarà.
El pla de l’exposició, el pots explicar, donar per escrit o projectar en una transparència o diapositives.
També has d’apuntar, si no estan definits, els aspectes de l’organització de l’exposició (quina durada tindrà, si es pot interrompre amb preguntes o s’han de deixar per al final, etc.).
Sigui com sigui, hi ha uns quants indicis que has de transmetre en el poc temps de la introducció i que quasi t’asseguraran, per si mateixos, l’èxit de la teva intervenció:
La teva capacitat per tractar el tema pot no ser el resultat d’un currículum brillant, sinó d’una experiència concreta que al públic li pot interessar compartir.
També és contraproduent que diguis que, a causa del poc temps de què disposes, només faràs una aproximació al tema: això faria pensar al públic que l’estàs estafant i que l’exposició que escoltarà serà de segona categoria.
Les idees que s’exposen a continuació t’ajudaran a introduir bé el discurs. Cal, però, que escullis la més adequada a:
1. Fes un breu comentari sobre el títol de la conferència.
Per exemple, és tradicional començar comentant la definició o les possibles definicions (etimològica, científica, popular…) dels mots que formen el tema o el títol de la intervenció. Això t’ajudarà a delimitar el tema, però estalvia obvietats i no t’hi estenguis gaire.
2. Explicita l’objectiu i presenta l’esquema de la intervenció.
Aporta un fil perquè l’oient vagi ordenant la informació que rep. És molt apropiat per a discursos expositius, però no és aconsellable que ho facis exhaustivament en discursos d’opinió, en què la sorpresa pot tenir un paper interessant. És a dir, avançaries massa les idees principals i perdries la força de convicció d’un bon ordre dels arguments.
3. Fes una pregunta. És una manera d’anticipar-te a les qüestions que segurament té l’audiència respecte del tema. Per exemple, estem preparats i preparades per fer front a aquest repte? Òbviament, els i les oients tractaran de respondre mentalment la pregunta i esperaran que els ofereixis la resposta.
4. Fes una lectura mental del públic. Esmenta algunes preconcepcions que hipotèticament té l’auditori. Per exemple: Segurament vostès pensen que… Després, podràs confirmar les idees esmentades o demostrar que eren prejudicis sense fonament.
5. Explica una anècdota. Que tingui a veure amb el tema, breu i, si és possible, personal. La capacitat de riure’t de tu mateix/a demostra equilibri mental i així conqueriràs qualsevol tipus d’audiència.
6. Explica un acudit. Ben explicat, breu i relacionat amb el tema. Fer somriure la gent tot just començar és un bon cop d’efecte, però atenció: és molt arriscat.
Fins i tot si tens certa gràcia explicant acudits, hauràs de tenir en compte que el sentit de l’humor és cultural: allò que fa gràcia en unes cultures, en d’altres pot semblar ofensiu. En cap ocasió, no està justificat un acudit políticament incorrecte (malauradament, molts ho són).
7. Expressa les teves impressions personals relacionades amb el lloc o amb l’auditori. Evoca sensacions emotives, però no facis servir aquest recurs si els sentiments que expresses no són absolutament sincers.
Per exemple: em va alegrar la idea de venir a Girona. És una ciutat especial per a mi, perquè em porta records de la meva època d’estudiant.
8. Explica una notícia o dades estadístiques recents. Alguna notícia o alguna dada significativa relacionada amb el tema t’ajudarà a enfocar el discurs. Escull dades simples, fàcils de comprendre. És molt útil, per exemple, usar una comparació: “un estudi fet amb 200 inversors als quals es va fer inhalar una dosi d’oxitocina, demostra que després de la inhalació van ser un 80% més generosos que el grup de control, en un joc d’inversió que mesurava la col·laboració”. Una frase així et pot ajudar a confirmar la bondat de les emocions positives.
No facis servir dades massa específiques: l’audiència no pot retenir xifres com 6.347.453 sense el temps necessari i una bona gràfica il·lustradora.
9. Explica una citació o un refrany.
Una frase clàssica o d’un/a autor/a solvent, que l’auditori conegui, et donarà prestigi i t’ajudarà a captar l’atenció. Però atenció: si no vols que la frase resulti pedant, ha de ser rellevant per al tema.
10. Explica una historieta.
A tothom li agrada sentir una bona narració. Haurà de complir, però, algunes condicions: ben escollida, ben explicada, amb certa intriga i que condueixi al tema de la intervenció.
Per saber-ne més
Aquestes idees per començar el discurs estan adaptades de “Estratègies per a la comunicació oral”, curs coordinat per Glòria Sanz.
El desenvolupament és l’itinerari escollit per exposar els continguts seleccionats. És el moment més llarg del discurs i on transmetràs la informació i els arguments principals.
Has de tenir en compte especialment que en el discurs oral no es pot tornar enrere com en un llibre o en un document; la memòria auditiva és molt limitada, més que la memòria visual: el discurs verbal (oral o escrit) és lineal, com un fil, mentre que les idees en la ment estan associades com en una xarxa.
Els estudis en ciència cognitiva i la retòrica donen algunes pautes per organitzar el desenvolupament de les exposicions, que ha de ser:
Recorda
D’una presentació oral en retenim (BELL, 1987):
Aquesta és ‘el llaç del regal’, indica que ja estàs acabant l’exposició i és autònoma de tot el discurs. Ha de ser breu, però no has de permetre que el desenvolupament de l’exposició et deixi poc temps per fer-la (sol durar 3-5 minuts).
La conclusió és el comiat i, com la introducció, és un moment per a les emocions més que per a la raó. És una part privilegiada, perquè serà la que més es recordarà.
Tota conclusió ha d’incloure:
“Moltes gràcies”.
“Gràcies per la seva atenció”.
“Agraeixo molt l’interès que han mostrat durant la meva exposició”.
“Ha estat un plaer explosar les meves propostes a un públic com aquest, agraeixo molt les mostres d’entusiasme que he rebut.”
“Ha estat un autèntic privilegi participar d’aquest acte i us agraeixo la vostra acollida”.
Has de deixar sempre una porta oberta a una altra possible trobada o col·laboració.
La conclusió ha de ser curta i clara i ha de deixar un missatge entre el públic. És la raó de ser de la teva exposició.
Per concloure la intervenció, pots fer servir les idees següents: