Presentacions orals en públic

La segona fase de preparació, després que hagis establert l’objectiu i els continguts, consisteix a ordenar i seleccionar el material recollit.

Has de dotar amb una estructura consistent el material per tal d’aconseguir l’efecte que persegueixis en el temps de què disposes. L’esquema que proposa la retòrica clàssica serveix tant per a una intervenció àmplia com per a una de breu, independentment del contingut i de l’objectiu.

L’estructura de tota exposició ha d’estar dividida en les tres parts següents:

1. Introducció
2. Desenvolupament
3. Conclusió

La introducció és un moment bàsic, important, breu (d’uns 3-5 minuts) i que se centra en l’estat emocional que vols aconseguir més que en la informació i els arguments. Els recursos que faràs servir per aconseguir els objectius poden variar segons la teva creativitat, gustos, costums, etc.

Per tal de connectar amb el grup, cal una bona introducció. Els objectius de la introducció són que el públic:

• Estigui atent.
• Sigui favorable, és a dir, que tingui una bona disposició cap al que li exposaràs.
• Et segueixi sense dificultat (que tingui clar el pla de la presentació).

Els components de la introducció són:

El primer que has de fer quan comencis una presentació és saludar i, si és el cas, dóna les gràcies a qui t’ha convidat. Quan en un acte institucional convingui donar un reconeixement especial a membres de les institucions que et conviden o a alts càrrecs que reconeixes per sobre del teu càrrec, pots fer-ne esment explícit abans de dirigir-te a l’auditori en general.

També és convenient agrair amb cortesia les institucions que t’han convidat, o que han fet possible l’acte, els representants de la ciutat que t’acull, etc.; o bé la gentilesa de les persones que han acudit a la convocatòria, segons les circumstàncies concretes.

Sempre que puguis, és millor que et presenti algú, així podrà quedar de relleu la teva capacitat per parlar del tema sense que el que diguis resulti pedant. Escolta atentament la presentació i agraeix la presentació a la persona que l’ha feta, amb algun adjectiu que demostri que prestaves atenció.

Ve a continuació de la salutació i si no aconsegueixes captar l’atenció, la resta no servirà per res. Espera que hi hagi silenci abans de començar.

El que diguis al principi ha de ser amè i ha de crear una situació d’expectativa: per exemple, explica un acudit, una història de la vida quotidiana o una anècdota passada; recorda el motiu de la trobada, planteja una pregunta o un desafiament, ensenya un objecte (el llibre que es critica, el premi que es donarà, el programa de l’acte, etc.).

Has d’aconseguir que el públic et sigui favorable: has de fer veure la teva capacitat per parlar del tema, sense ser pedant. Tingues en compte, però, que un excés de modèstia en la introducció pot ser negatiu.

Sol ser útil, per aconseguir una bona actitud del públic, que concretis l’objectiu de la xerrada. També és el moment de guanyar-se el grup (agraeix les seves intervencions, introdueix les persones, etc.)

Per tal que el públic pugui seguir bé l’exposició, és important que els informis del que sentiran a continuació i que vegin quina estructura té el discurs i de quines parts constarà.

El pla de l’exposició, el pots explicar, donar per escrit o projectar en una transparència o diapositives.

També has d’apuntar, si no estan definits, els aspectes de l’organització de l’exposició (quina durada tindrà, si es pot interrompre amb preguntes o s’han de deixar per al final, etc.).

Sigui com sigui, hi ha uns quants indicis que has de transmetre en el poc temps de la introducció i que quasi t’asseguraran, per si mateixos, l’èxit de la teva intervenció:

• Estàs capacitat o capacitada per parlar sobre el tema (per no resultar pedant, és millor que et presentin); en el cas que t’autopresentis, decideix quines característiques teves prefereixes subratllar. En el cas d’un acte institucional, si no pots aconseguir que algú et presenti, cal que diguis el teu nom, el teu càrrec i l’organització a qui representes. És important que no siguis pedant i que no et donis més categoria de l’estrictament necessària. El que més interessa al públic, és saber que tens capacitat per parlar del tema, perquè el coneixes per experiència, perquè has estat entre les persones que han impulsat un projecte o bé perquè defenses amb sinceritat els valors implicats en el que tractaràs.

• Coneixes el públic, et pots imaginar com se sent i què pensa.
• La teva exposició interessa al públic; has de convèncer del fet que el que expliques serà especialment interessant i útil per a la vida de les persones que t’escolten.
• Saps l’extensió aproximada de la conferència i només has de dir que serà breu si n’estàs segur/a. És perillós dir que seràs breu i aleshores allargar-te molt.
• Estàs ben organitzat i el públic et podrà seguir amb comoditat: per això, a part d’explicar les parts que tindrà el discurs, has de demostrar que ho tens tot previst (descansos, materials, papers necessaris, etc.)

Les idees que s’exposen a continuació t’ajudaran a introduir bé el discurs. Cal, però, que escullis la més adequada a:

• Els teus interessos.
• Les característiques del públic.
• El tipus de discurs.

1. Fes un breu comentari sobre el títol de la conferència.

Per exemple, és tradicional començar comentant la definició o les possibles definicions (etimològica, científica, popular…) dels mots que formen el tema o el títol de la intervenció. Això t’ajudarà a delimitar el tema, però estalvia obvietats i no t’hi estenguis gaire.

2. Explicita l’objectiu i presenta l’esquema de la intervenció.

Aporta un fil perquè l’oient vagi ordenant la informació que rep. És molt apropiat per a discursos expositius, però no és aconsellable que ho facis exhaustivament en discursos d’opinió, en què la sorpresa pot tenir un paper interessant. És a dir, avançaries massa les idees principals i perdries la força de convicció d’un bon ordre dels arguments.

3. Fes una pregunta. És una manera d’anticipar-te a les qüestions que segurament té l’audiència respecte del tema. Per exemple, estem preparats i preparades per fer front a aquest repte? Òbviament, els i les oients tractaran de respondre mentalment la pregunta i esperaran que els ofereixis la resposta.

4. Fes una lectura mental del públic. Esmenta algunes preconcepcions que hipotèticament té l’auditori. Per exemple: Segurament vostès pensen que… Després, podràs confirmar les idees esmentades o demostrar que eren prejudicis sense fonament.

5. Explica una anècdota. Que tingui a veure amb el tema, breu i, si és possible, personal. La capacitat de riure’t de tu mateix/a demostra equilibri mental i així conqueriràs qualsevol tipus d’audiència.

6. Explica un acudit. Ben explicat, breu i relacionat amb el tema. Fer somriure la gent tot just començar és un bon cop d’efecte, però atenció: és molt arriscat.

Fins i tot si tens certa gràcia explicant acudits, hauràs de tenir en compte que el sentit de l’humor és cultural: allò que fa gràcia en unes cultures, en d’altres pot semblar ofensiu. En cap ocasió, no està justificat un acudit políticament incorrecte (malauradament, molts ho són).

7. Expressa les teves impressions personals relacionades amb el lloc o amb l’auditori. Evoca sensacions emotives, però no facis servir aquest recurs si els sentiments que expresses no són absolutament sincers.

Per exemple: em va alegrar la idea de venir a Girona. És una ciutat especial per a mi, perquè em porta records de la meva època d’estudiant.

8. Explica una notícia o dades estadístiques recents. Alguna notícia o alguna dada significativa relacionada amb el tema t’ajudarà a enfocar el discurs. Escull dades simples, fàcils de comprendre. És molt útil, per exemple, usar una comparació: “un estudi fet amb 200 inversors als quals es va fer inhalar una dosi d’oxitocina, demostra que després de la inhalació van ser un 80% més generosos que el grup de control, en un joc d’inversió que mesurava la col·laboració”. Una frase així et pot ajudar a confirmar la bondat de les emocions positives.

No facis servir dades massa específiques: l’audiència no pot retenir xifres com 6.347.453 sense el temps necessari i una bona gràfica il·lustradora.

9. Explica una citació o un refrany.

Una frase clàssica o d’un/a autor/a solvent, que l’auditori conegui, et donarà prestigi i t’ajudarà a captar l’atenció. Però atenció: si no vols que la frase resulti pedant, ha de ser rellevant per al tema.

10. Explica una historieta.

A tothom li agrada sentir una bona narració. Haurà de complir, però, algunes condicions: ben escollida, ben explicada, amb certa intriga i que condueixi al tema de la intervenció.

El desenvolupament és l’itinerari escollit per exposar els continguts seleccionats. És el moment més llarg del discurs i on transmetràs la informació i els arguments principals.

Els estudis en ciència cognitiva i la retòrica donen algunes pautes per organitzar el desenvolupament de les exposicions, que ha de ser:

• Ordenat jeràrquicament. Segueix un ordre coherent, de menys a més dificultat, d’allò senzill a allò complex. Presenta els continguts jerarquitzats en diferents nivells, estableix les conclusions parcials després de cada apartat i, quan s’hagi de fer una subdivisió i una enumeració, és millor que ho divideixis com a màxim en tres parts.

• Agradable. Presenta-ho com un guió cinematogràfic més que com un índex, com un itinerari cap a uns objectius més que com una sèrie de punts o apartats. Acompanya, sempre que sigui possible, les paraules amb imatges.

• Adaptat. Fes ressaltar els aspectes personals, emfasitza’ls. No cal que diguis gaires coses, ja que el que recordarà el públic serà molt poc. És millor que no donis gaire informació: dóna només la més significativa per al teu públic i presenta-la amb el màxim de claredat:
  • Abans de dir alguna cosa important, anuncia-ho.
  • Abans d’arribar a alguna conclusió, digues que ho faràs.
  • Abans de tractar un punt, indica’l.
  • Després de tractar un punt, resumeix-lo breument.
  • Indica explícitament la relació que hi ha entre cada tema i l’anterior.
  • Dóna exemples abundants i adapta’ls a l’auditori en concret.

Aquesta és ‘el llaç del regal’, indica que ja estàs acabant l’exposició i és autònoma de tot el discurs. Ha de ser breu, però no has de permetre que el desenvolupament de l’exposició et deixi poc temps per fer-la (sol durar 3-5 minuts).

La conclusió és el comiat i, com la introducció, és un moment per a les emocions més que per a la raó. És una part privilegiada, perquè serà la que més es recordarà.

Tota conclusió ha d’incloure:

• Resum: Has de resumir les conclusions parcials i tot l’itinerari seguit recordant l’objectiu.

• Remotivació: Has d’exposar les conseqüències del que has dit, indicar les aplicacions i convidar a l’acció. És el lloc per aconseguir el compromís dels i de les assistents amb l’acció o l’actitud que t’havies proposat com a objectiu. Va bé que reservis per a aquest apartat un cop d’efecte (amb una frase final fàcil de recordar, una apel·lació als sentiments íntims dels espectadors, la revelació d’un enigma que s’ha plantejat al principi, una imatge que impacti, un final inesperat d’una història prèvia, etc.).

• Agraïment. Has d’agrair l’assistència i l’atenció prestada i acomiadar-te breument. El comiat ha de ser sincer, has de fer entendre que t’has implicat en el que has dit. No es pot fer un agraïment llegint, ningú pensaria que es tracta d’un sentiment sincer. Més val descuidar-se alguna paraula, que transmetre hipocresia

Has de deixar sempre una porta oberta a una altra possible trobada o col·laboració.

Per concloure la intervenció, pots fer servir les idees següents:

1. Resum. És una forma convencional, però sempre efectiva, d’acabar una intervenció. Una breu revisió dels punts més importants ajudarà els i les oients a tenir una visió global del contingut del discurs.
2. Preguntes obertes. Conviden els oients a buscar-ne la resposta. Per exemple: La qüestió és: què hem de fer a partir d’ara per aconseguir X?
3. Historieta o anècdota. De vegades, la reflexió final pot ser introduïda amb una història breu o una anècdota, ben explicada i relacionada clarament amb el tema.
4. Una citació. Igual que per començar, una citació coneguda demostra el nivell cultural i afavoreix la teva credibilitat. Ha de ser rellevant per al tema i produir l’efecte de tancament necessari.
5. Solucions possibles. Presentar diferents vies d’actuació com a possibles alternatives, donant més pes a aquelles que guardin més coherència amb el missatge exposat.
6. To dramàtic. Amb un canvi de veu i recursos estilístics, pots fer un final de to dramàtic, en forma de breu diàleg. És una manera efectiva d’acabar la intervenció, però requereix habilitats d’interpretació.
7. Invitació a l’acció. Diuen que en tota intervenció oral, hi ha afany de convèncer, és a dir, volem que les persones del públic actuïn en una determinada direcció. Pots acabar el teu discurs indicant clarament allò que esperes que el públic faci a partir del final: “La propera vegada que us soni el mòbil enmig d’una reunió…”
8. Incentius. Fes referència als beneficis que pot aportar un canvi d’actuació. És difícil que oblidin el teu missatge si ofereixes bones raons per actuar.
9. Càrrec de consciència. Es tracta d’apel·lar l’honestedat o els valors ètics dels i de les oients. O bé pots fer-los adonar que han estat negligents, apàtics, o massa ocupats en altres afers… per fer allò que ja sabien que haurien de fer. També pots referir-te als perills d’actuar en un sentit diferent al que proposes.
10. Augurar un futur pròsper. Parla de l’objectiu com si ja fos real. Construeix una utopia que justifiqui el canvi i afavoreixi l’optimisme i el desig de canvi.