14. Missatge positiu

Descripció de l'episodi:

Andrea Vilallonga conclou , donant les idees clau, aquesta sèrie de pòdcasts a l'entorn de la comunicació positiva.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

ANDREA VILALLONGA: Hola, «positivers», com esteu? Espero que estigueu molt bé, perquè aquest és l'últim capítol de la comunicació positiva. La veritat és que ha sigut un plaer fer totes aquestes entrevistes i aquest podcast per donar-vos una mica de visió sobre el que és la positivitat i què podem fer cada dia per treballar aquesta positivitat. Una de les coses essencials que crec que us pot ser útil per aplicar al vostre dia a dia és: com comuniquem? Com donem un missatge positiu? És molt important entendre a donar un missatge positiu, no significa transformar les notícies o coses negatives que volem dir en coses positives. No, no és així. Tenir un missatge positiu significa: com diem aquestes coses negatives? Perquè les coses negatives són negatives. No hi ha res a fer. Però com transformem el missatge? O com enfoquem el missatge? És molt rellevant, i a vegades anem tant de bòlit en el nostre dia a dia que no ens adonem que no només la notícia és negativa, sinó que la manera en què la comuniquem li afegeix aquest punt de negativitat.

Ara estareu pensant: i no hi ha cap convidat aquesta vegada? I parlarà només ella? Doncs sí, la convidada d'aquest últim capítol soc jo, jo mateixa. Per què volia fer-ho així? Perquè crec que aquesta idea del missatge positiu és molt meva. Tenia moltes ganes de parlar-vos del meu enfocament i donar-vos alguns consells per treballar aquesta comunicació positiva al vostre dia a dia a través del missatge positiu.

I mira, he tingut aquesta rebel·lia de voler entrevistar-me a mi mateixa. Si us sembla bé, llavors, si recordem una mica el primer capítol on parlàvem de la positivitat, us recordareu que la meva definició o la definició que vam donar als convidats era que la positivitat no és un estat d'ànim, sinó una acció.

És què fem amb el que ens passa? Com decidim actuar amb allò que ens passa?« Al cap i a la fi, la positivitat és una decisió que prenem cada dia, no un estat d'ànim. Això és molt important, perquè quan comuniquem, trobo moltes persones que em diuen que comunicar ha de ser natural, ha de ser autèntic.

Sí, evidentment, però la comunicació també és una habilitat que es pot treballar, i la comunicació positiva també és una habilitat que es pot treballar per millorar moltes coses: millorar el nostre impacte, millorar la nostra influència, millorar fins i tot les nostres relacions. Quantes vegades us han dit: «Ostres, per què m'ho dius així?» I no és el que dius, sinó com ho dius el que canvia tot el sentit del missatge i com el rep el nostre interlocutor.

Llavors, aquí us donaré tres consells molt aplicables i fàcils que us poden ajudar.

El primer és: quan tenim un conflicte, ens passa alguna cosa o hem de parlar amb alguna persona sobre alguna cosa que ens ha passat, no basem el nostre missatge només en el que ha passat. Ens passem la vida buscant els culpables: qui ha estat o què és el que passa?» Però al final, la comunicació positiva es tracta de decidir com ho resolem. És molt important, evidentment, saber què ha passat i qui ha estat. Però no podem donar-li tota la importància o pes al missatge, perquè al final, amb el «qui» i el «què» no resolem res; el que resolem és el «com», com avancem en les nostres relacions. Com ho farem per avançar i per resoldre aquest punt? Cada vegada que us trobeu en un conflicte o en un bucle de discussió, pregunteu-vos si esteu treballant en el «què», en el «aquí» o en el «com». Aquest seria el primer consell.

El segon consell que m'agradaria donar-vos, i crec que també és molt aplicable al que havíem dit sobre l'opinió, és que no espereu que us demanin la vostra opinió per expressar-la. Recordo el capítol en què parlàvem amb la Marta Puignou d'aquesta tendència que tenim les persones a dir la nostra opinió sense esperar que ens ho demanin. També vam aprendre com donar un bon feedback tant a les empreses com, suposo, a la vostra. Vull fer un “feedback”, vull donar la meva opinió sobre la teva feina o el que fas.

Per a un bon «feedback», és evident que té a veure amb el moment i el context. No puc donar feedback, especialment si és negatiu, a una persona davant de tothom en qualsevol moment. Cal triar el moment adequat, fins i tot per a un feedback positiu. Hem de preparar aquesta persona, dir-li: «Escolta, m'agradaria parlar amb tu d'aquest tema» perquè vingui de manera preparada. Així evitem que sigui una sessió de càstig per al nostre interlocutor i, en canvi, sigui una sessió de diàleg per resoldre una temàtica. Abans de donar la nostra opinió a una persona, és molt important preguntar-li com se sent amb aquest tema que ens preocupa. No puc dir directament: «Mira, vull donar-te una retroalimentació sobre aquest tema, això és el que penso». Primer cal preguntar: «Escolta, com estàs vivint aquesta situació de la qual vull donar-te «feedback»? Això és crucial perquè entendre el context en el qual es troba l'altra persona em permet comprendre les seves emocions amb relació al tema que volem tractar. Això pot suavitzar molt les nostres paraules. Algunes persones em diuen que, si pregunto això, l'altra persona començarà a explicar les seves misèries o intentarà fer pena. És cert, tothom té els seus recursos i quan es troben en una situació on preveuen que els reprovaran o critiquen alguna cosa que no fan bé, tendeixen a posar-se a la defensiva. No obstant això, si seguim tots aquests passos, serà més difícil que això succeeixi. Si l'altra persona ja està advertida i hem buscat un moment que sigui convenient per a tots, serà més difícil que es produeixi aquesta dinàmica d'atac/defensa. Quan demanem aquesta informació a l'altra persona, hem de buscar allò que ens permeti connectar i fins i tot verbalitzar aquesta connexió. Per exemple, quan pregunto: «Com et sents amb aquesta situació o amb el que està passant?», i l'altra persona m'explica el seu context, he de mantenir la ment oberta i dir: «Entenc el que m'estàs dient, no ho sabia. Gràcies per explicar-ho. Ara entenc per què has tingut aquesta reacció». Així establim una connexió a partir del que ens ha explicat i podem donar el nostre «feedback». «Amb tot el que m'estàs explicant, he notat que…». Basar-nos en els fets, no tant en l'emoció. El més important per donar un bon “feedback” és dur a terme sessions amb opcions, sempre amb una actitud positiva.

És a dir, no puc dir a una persona: «Mira, això que fas està malament». I l'altra persona dirà: 'Què puc fer per intentar canviar-ho?' I jo li responc: «No ho sé, és el teu problema». Això no és un bon feedback, és una acusació. És una mica com dir: «És el teu problema, ho fas malament, però no vull saber res».

En aquest missatge no hi ha res de positiu. L'actitud positiva implica escoltar: «Crec que ho podríem millorar i et donaré dues o tres opcions entre les quals pots triar.» Cal recordar que oferir opcions o suggerir una idea no implica que l'altre les hagi de seguir. Cadascú té llibertat per escollir el que vol fer. La nostra responsabilitat, amics, sempre és preocupar-nos pel que podem fer nosaltres, no pel que l'altre decideix fer. Això també forma part de la comunicació positiva.

I el tercer punt, que és una mica més complicat, és quan vull donar informació a una persona. En general, quan volem parlar amb altres persones, ho fem a la feina. Volem transmetre informació a un departament o a altres persones del nostre entorn professional, el nostre objectiu és parlar del nostre llibre. Jo vull parlar d'això, d'allò que em preocupa. I el que sovint no ens plantegem és el que interessa a l'altra persona. Per tant, quina necessitat té el meu interlocutor de comprendre o, fins i tot, d'escoltar el que jo vull explicar? És molt interessant perquè aquest canvi de perspectiva sobre el que l'altre necessita en relació amb la informació que jo vull transmetre s'ha vist molt influït per la pandèmia. Recordo que abans de la pandèmia, sembla que fa 50 anys, teníem més temps per dialogar, parlar i teníem més paciència amb l'arribada de la tecnologia, que en molts aspectes és molt positiva. Però ara s'ha reduït la nostra paciència. No tenim temps, anem d'un lloc a l'altre, estem corrents i fins i tot durant aquestes reunions en línia eternes, no estem escoltant la meitat del temps. Òbviament, això no és així. Una altra faceta positiva és intentar reduir la durada de les reunions o fins i tot plantejar-nos si totes aquestes reunions són realment útils. De fet, aquest per què ens ajuda a captar l'atenció del nostre interlocutor d'una manera més lògica, efectiva, clara i tot resulta més concís. Perquè no és necessari parlar una hora per donar tres punts importants. El que passa és que sovint tenim la necessitat de justificar el perquè expliquem les coses i el nostre objectiu. I d'assumir que el nostre interlocutor necessita allò que li estic dient, cosa que potser no és certa, i que no és capaç de comprendre-ho de manera senzilla i concisa. Per tant, si em permeteu, us donaré 5 punts rellevants a tenir en compte abans d'una reunió o d'un diàleg crucial amb algú, i que voleu que sigui positiu.

En primer lloc, cal pensar en qui és el vostre interlocutor, no només en el seu nom, sinó també reflexionar una mica sobre quina és la meva relació amb aquesta persona. Quin és l'últim correu electrònic que li he enviat? He respost als seus correus electrònics o no he contestat? Quina és la meva situació actual amb aquesta persona o amb aquest departament? Inclús com està vivint aquesta persona professionalment en aquests moments, quina és la seva situació? És el que deia abans sobreentendre el context de l'altre. Per transmetre un missatge positiu, és important tenir això present, ja que si sé que aquest departament està passant per moments difícils per diversos motius, no puc abordar la situació amb la mateixa actitud i emoció. He de respectar una mica com estan. Així doncs, primer punt: qui és i com està el meu interlocutor?

El segon punt és: sobre què vull parlar? És molt rellevant. En aquest punt, tornem a la idea de com reduïm aquestes reunions eternes. La quantitat d'aquest «jo vull parlar» depèn del temps del qual disposem. Hi ha reunions que, segurament, heu viscut, que duren 10 minuts i ens diuen tantes coses, ens donen tanta informació que en sortim pensant: «No entenc res, no recordo res del que m'han dit, espero que m'enviïn un correu electrònic.» És com si hagués estat una allau d'informació. Per tant, intentem adaptar el contingut a la durada de la reunió. Si tenim 10 minuts, fem un únic punt. Si tenim una hora, com a màxim, fem quatre punts. Cal tenir present que tenim una capacitat limitada per assimilar informació, hem de recordar això. Així doncs, aquest »jo vull parlar« intentem expressar-lo com un titular periodístic. Reduir el missatge al qual vull transmetre ja implica reduir de manera natural les explicacions contextuals que acompanyen aquest »jo vull parlar«.

El tercer punt, com ja he mencionat abans, és: per què necessita el meu interlocutor saber aquesta informació i quina resposta pot obtenir d'aquest «per què»? Ha d'estar vinculat a una solució, a alguna cosa que li facilitem, a un problema o una problemàtica que plantegem. Però ha d'haver-hi alguna cosa que pugui interessar a l'altra persona sobre el que vull parlar. Perquè si no li interessa gens, si realment no hi ha una raó de ser, aquesta reunió no cal que existeixi. Envieu un correu electrònic amb un resum d'aquesta informació i ja està. Hi ha gent que em diu que ja no ho llegiran, però és que si feu aquesta reunió, tampoc ho escoltaran. Al final, és el mateix. Llavors, en les vostres comunicacions, intenteu sempre pensar bé en quin és l'interès que l'altra persona pot trobar a allò que vull explicar.

El quart punt és: quin és l'objectiu d'aquesta reunió, què voleu aconseguir amb aquesta reunió? Ho entenguin? Vull obtenir que em facin preguntes? Però intenteu que aquest objectiu sigui real i aplicable. Al final de la reunió, no un objectiu a llarg termini, ha de ser alguna cosa concreta.

L'últim punt: moltes vegades ens oblidem, especialment en l'àmbit professional, quan estem en el dia a dia que es repeteix i amb les mateixes persones, ens oblidem de posar aquest últim punt, que és l'emoció. Quina és l'emoció que vull associar a aquest «què»? Moltes vegades podeu pensar quina emoció puc vincular amb temes de dades, d'informació professional, de tasques, de la feina. No hi ha cap emoció. I de fet, hi ha emocions. Som éssers humans que treballem junts en un entorn de despatx. Llavors, les emocions hi són i hem de mostrar-les. No és el mateix vincular el meu missatge amb una emoció de motivació, una emoció d'il·lusió o una emoció de credibilitat, seguretat o gravetat. Quan decideixo quina és l'emoció que vull transmetre amb aquest missatge, afecta el to de la meva veu i el vocabulari que utilitzaré. Aquestes dues coses ajuden al fet que el cervell del meu interlocutor entengui la importància que pot tenir aquest missatge que estic transmetent.

Resumint, qui és el meu interlocutor? De què vull parlar? Per què necessita el meu interlocutor saber allò de què vull parlar? Quin és el meu objectiu en aquesta reunió? I, finalment, quina és l'emoció que vull associar amb aquest «que» que he decidit abordar, perquè, en definitiva, les dades s'obliden, però les emocions perduren.

«Positivers»:ha estat un plaer real estar amb tots vosaltres. Espero que de totes les entrevistes de tots els programes que hem fet en tots els episodis, hàgiu pogut extreure alguna cosa que pugueu aplicar al vostre dia a dia. I recordeu que perquè alguna cosa esdevingui un hàbit, l'hem de practicar durant almenys vint-i-un dies consecutius.

Doncs ja ho sabeu, amics. Ha estat un gran plaer estar amb tots vosaltres. Espero que ens tornem a sentir i recordeu que la positivitat és com l'esport: es practica. Adeu.